For å opprettholde en høy kvalitet på innholdet i databasen er det nødvendig med en gjennomgang og oppdatering av materiellet jevnlig. Det anbefales at det lages planer for å samkjøre interne materielldatabaser hos selskapene med det de har i REN Beredskaps materielldatabase.

Materielldatabasen purrer derfor materielladministratorer på epost jevnlig. Hver 6 mnd sendes det ut en epost til alle materielladministratorer hvor de blir bedt om å gå igjennom materiellet, hvis det finnes materiell som:

• er ugyldig
• eller hverken har blitt oppdatert eller gjennomgått det siste året

Epostene inneholder ikke detaljinformasjon om materiellet men inkluderer en link til en oversiktsside i materielldatabasen.

Oversiktsside for materiell som må gjennomgås

Oversiktssiden siden lister opp materiell som må gjennomgås. Materielladministratorer kan da gå inn og undersøke og korrigere materiell. Når materiellet er gjennomgått markerer man det som gjennomgått fra verktøymenyen.

Oversiktssiden lister opp materiell-navn, dato for sist gjennomgang samt tiltak som må utføres. Mulige tilstander på materiellet:

• Materiellet innholder ugyldig informasjon — Tiltak: Rediger materiellet og legg til informasjonen som trengs. Deretter marker som gjennomgått.
• Det er for lenge siden dette materiellet sist ble gjennomgått — Tiltak: Sjekk at materiellet er ajour og marker som gjennomgått.

Oppdatering av flere materiell samtidig er mulig fra oversiktssiden. Ved å markere materiellet i avkrysningsboksen så kan man velge å enten slette eller markere som gjennomgått.

 Masse-oppdatering av gjennomgått materiell er kun mulig om materiellet ikke har ugyldige felt. Slikt materiell må gjennomgåes en etter en.

Listen kan også eksporteres til Excel eller PDF.